Tipps für mehr Produktivität und eine bessere Arbeitsorganisation

Email-Eingänge, Chats, Slack, WhatsApp, Terminerinnerungen, … es kann schwierig sein, fokussiert und produktiv zu bleiben. Von ständigen Benachrichtigungen bis hin zu ununterbrochenen Meetings – es gibt zahlreiche Faktoren, die unsere Konzentration stören. Doch mit ein paar einfachen, aber effektiven Hacks lässt sich die eigene Arbeitsorganisation verbessern und der Fokus erhöhen. Hier sind acht Tipps, die Ihnen helfen können, Ihre Produktivität zu steigern:

1. Die erste Stunde gehört den wichtigen Aufgaben

Wenn Sie den Tag mit E-Mails beginnen, kann es leicht passieren, dass der Vormittag damit vergeht. Kleine Aufgaben daraus nehmen oft mehr Zeit in Anspruch als gedacht. Fokussieren Sie sich stattdessen in der ersten Arbeitsstunde auf eine wichtige Aufgabe, starten Sie produktiv und haben bereits einen wertvollen Fortschritt erzielt – unabhängig davon, was der Tag noch bringt.

2. 100 % Konzentration auf eine Aufgaben

Kein Multitasking! Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen, statt Ihre Aufmerksamkeit zu zersplittern. Multitasking führt zu Ablenkung und Verzögerungen. Notieren Sie Ihre Aufgaben, setzen Sie Prioritäten und erledigen Sie jede mit voller Konzentration. So arbeiten Sie effizienter und kommen schneller ans Ziel.

3. Smartphone – Der Produktivitätskiller Nr.1

Das Smartphone ist eine der größten Ablenkungen in unserem Alltag. Ständig vibriert es oder meldet neue Nachrichten und Benachrichtigungen. Um dem entgegenzuwirken, empfiehlt es sich, feste Smartphone-Zeiten einzurichten. In dieser Zeit können Sie bewusst Ihre Nachrichten checken, während das Handy in der restlichen Zeit stumm geschaltet und außerhalb der Reichweite abgelegt bleibt. So werden Sie weniger dazu verleitet, es ständig in die Hand zu nehmen.

4. Zeitblöcke und Aufgabenplanung

Anstatt eine endlose To-do-Liste zu füllen, ist es effektiver, Aufgaben und auch Bewegungs-Pausen (!) direkt als feste Zeitblöcke im Kalender einzuplanen – besonders diejenigen, die wichtig sind und den größten Unterschied machen.
Das hat zwei Vorteile: Erstens wird klar, wie viel Arbeit realistisch machbar ist. Zweitens beginnt der Tag mit einem klaren Plan. Ein zusätzlicher Trick: Ein Timer hilft, fokussiert zu bleiben und die Planung einzuhalten.

5. E-Mails strukturiert bearbeiten

E-Mails sind ebenfalls eine häufige Ursache für Unterbrechungen. Anstatt jede neue Nachricht sofort zu lesen und zu beantworten, ist es effektiver, feste Zeiten für das Abrufen und Beantworten von E-Mails festzulegen. Zusätzlich kann die Filterfunktion des E-Mail-Postfachs eingerichtet werden, um eine automatische Vorab-Sortierung vorzunehmen. So kann nach wichtigen Nachrichten priorisiert und Unwichtiges direkt aussortiert werden.

6.  Meetings in Blöcken planen

Meetings können den Arbeitsfluss erheblich stören, vor allem, wenn sie über den Tag verteilt sind. Versuchen Sie, Ihre Meetings in Blöcken zu planen, sodass Sie ausreichend ungestörte Zeit für konzentriertes Arbeiten haben. Noch besser ist es, wenn Sie sich terminfreie Tage einrichten können. Diese Tage können Sie dann ganz Ihrem Fokus und den wichtigsten Aufgaben widmen, ohne durch Termine abgelenkt zu werden.

7.  Ablenkungen durch die Umgebung minimieren

Wenn Sie in einer lauten oder unruhigen Umgebung arbeiten, kann es schwer sein, den Fokus zu behalten. Akustik-Stellwände können dabei helfen, sowohl den Geräuschpegel als auch visuelle Reize zu reduzieren. Sie schaffen eine angenehmere Arbeitsatmosphäre und unterstützen dabei, konzentriert zu bleiben. Auch können Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung in manchen Situationen sehr hilfreich sein.
In großen Büros sind schallisolierte Meetingboxen perfekt für ungestörtes Arbeiten.

8.  Zeitmanagement-Tools und - Methoden testen

Probieren Sie die Tipps aus und finden Sie heraus, welche am besten zu Ihrem Arbeitsstil passen. Kleine Veränderungen können einen großen Unterschied machen und Stress reduzieren. Hier einige bekannte Methoden:

• Die ABC-Analyse hilft, Aufgaben nach Priorität zu ordnen:
  A (sehr wichtig), B (wichtig), C (weniger wichtig) – zuerst sollten A-Aufgaben erledigt werden.

• Die Eisenhower-Matrix unterscheidet zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit.
  Dringende Aufgaben erfordern schnelle Erledigung, um negative Folgen zu vermeiden, während wichtige Aufgaben langfristige Ziele unterstützen, aber nicht sofort fällig sind.
  Dringend & wichtig: Sofort erledigen.
  Wichtig, aber nicht dringend: Geplant bearbeiten.
  Dringend, aber nicht wichtig: Delegieren oder minimieren.
  Weder dringend noch wichtig: Streichen.
  
  
• Die Zwei-Minuten-Regel besagt, dass Aufgaben, die weniger als zwei Minuten dauern, am besten sofort zu erledigen sind. Diese Methode lässt sich ideal mit anderen Zeitmanagement-Techniken kombinieren.
  
  
• Die Pomodoro-Technik schlägt vor 25 Minuten konzentriert zu arbeiten, dann 5 Minuten zu pausieren. Nach vier Arbeitsphasen folgt eine längere Pause von 30 Minuten. Der Rhythmus aus Fokus und Erholung steigert die Produktivität und hält die Energie hoch.

Diese kleinen, aber wirkungsvollen Anpassungen können einen großen Unterschied in der täglichen Arbeitsorganisation machen und Stress reduzieren.
Bei Produktivität geht es nicht darum, irgendwie mehr zu tun – es geht darum, das Wichtigste effizient und effektiv zu tun.